Wystawianie rachunków to codzienne zobowiązanie wielu przedsiębiorców, freelancerów czy właścicieli małych firm. Potrzeba wystawienie rachunku może pojawić się zarówno przy większych, jak i mniejszych transakcjach. Chociaż na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, wystarczy poznać kilka podstawowych zasad, aby wykonać to prawidłowo. W artykule przedstawimy krok po kroku, jak wystawić i wypełnić rachunek, aby uniknąć późniejszych problemów i zapewnić satysfakcję obu stron transakcji.
1. Kto wystawia rachunek – rozpoczynamy od podstaw!
No dobrze, zanim dowiemy się, jak wystawić rachunek, zacznijmy od kwestii kto wystawia rachunek. Rachunek może wystawić każdy przedsiębiorca, freelancer, czy osoba prowadząca własną działalność gospodarczą. Warto jednak zwrócić uwagę, że w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność oraz tych, którzy nie mają obowiązku posiadania kasy fiskalnej, wystawianie paragonu jest opcjonalne i można z niego zrezygnować. Co istotne, jeżeli klient zażąda wystawienia rachunku, musimy takowy wystawić.
2. Jak wypełnić rachunek – informacje wymagane
Kiedy już wiemy, kto może wystawić rachunek, warto przejść do kwestii dotyczących tego, jak wypisać rachunek i jakie informacje na nim powinny się znaleźć. Pamiętajmy, że na rachunku powinny się znaleźć następujące dane:
– pełna nazwa i adres zarówno wystawcy, jak i odbiorcy
– data wystawienia rachunku,
– unikalny numer rachunku,
– szczegółowa informacja o sprzedanych produktach lub usługach – określając swoją nazwę, jednostki miary, ilość oraz wartość jednostkową,
– wartość netto, stawka podatku VAT oraz wartość brutto towarów/usług,
– data wykonania usługi lub dostawy towarów, jeżeli różni się od daty wystawienia rachunku.
3. Jak wystawić rachunek wzór – posługujemy się gotowym szablonem
Istnieje wiele gotowych wzorów rachunków, które można wykorzystać do wystawianie własnych. Można je znaleźć w księgarniach, a także w programach do fakturowania czy szablonach w arkuszach kalkulacyjnych. Korzystając z takiego szablonu, wystarczy wpisać odpowiednie dane, a cały rachunek zostanie wystawiony prawidłowo. Pamiętaj jednak, aby dostosować wzór do indywidualnych potrzeb swojej firmy, korzystając z informacji podanych w punkcie nr 2.
4. Na papierze czy w formie elektronicznej – sposób wystawienia rachunku
Rachunek można wystawić zarówno na papierze, jak i w formie elektronicznej. Decydując się na wersję papierową, wystarczy wpisać odpowiednie dane w wydrukowanym wcześniej wzorze, a następnie podać taki dokument klientowi. Prostsze i bardziej ekologiczne może być jednak korzystanie z rachunków w formie elektronicznej. W takim przypadku, wystawiamy rachunek w formie pliku elektronicznego (najczęściej PDF), a następnie wysyłamy go do klienta drogą elektroniczną (np. poprzez e-mail) lub udostępniamy do pobrania. Ważne jest, aby zapewnić właściwe zabezpieczenie pliku i uniknąć skasowania treści.
5. Kopiowanie, przechowywanie i kontrola – czego nie zapominamy?
Wystawiając rachunek, warto od razu wydrukować jego kopię lub zapisać plik w odpowiednim miejscu, aby móc z łatwością później potwierdzić transakcję. Pamiętajmy też o obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej, a więc także rachunków, przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym rachunek został wystawiony.
6. Podsumowanie – wysyłamy rachunek i bierzemy się za kolejne transakcje!
Teraz, kiedy już wiesz, jak wystawić rachunek oraz jak go prawidłowo wypełnić, możesz śmiało wdrażać swoją wiedzę w praktyce. Bez względu na to, czy wystawiasz rachunki na papierze czy w formie elektronicznej, pamiętaj o przechowywaniu kopii oraz o obowiązku zachowania rachunków przez 5 lat. Wystawiając rachunki prawidłowo, unikasz problemów związanych z rozliczeniami, a także zyskujesz zaufanie swoich klientów.
Wystawianie rachunków krok po kroku
W artykule omówiliśmy zarówno kwestię wystawiania rachunków, jak i wypełniania oraz przechowywania tych dokumentów. Dowiedzieliśmy się, że rachunki mogą wystawiać przede wszystkim przedsiębiorcy, freelancerzy oraz osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, zwłaszcza gdy nie mają obowiązku korzystania z kasy fiskalnej.
Poruszyliśmy także sprawę właściwego wypełnienia rachunku, które obejmuje podstawowe dane takie jak: pełna nazwa oraz adres wystawcy i odbiorcy, data wystawienia, unikalny numer rachunku, szczegółowy opis produktów lub usług, wartość netto, stawka podatku VAT oraz wartość brutto transakcji. Przedstawiliśmy również różne opcje dotyczące formy rachunków – papierowe lub elektroniczne.
Dodatkowo zwróciliśmy uwagę na istnienie gotowych wzorów rachunków i narzędzi do fakturowania, które ułatwiają zarówno wystawianie, jak i kontrolowanie tego typu dokumentów. Istotne jest także odpowiednie przechowywanie kopii rachunków oraz dbanie o ich archiwizację przez okres co najmniej 5 lat.
Wykorzystując przekazane wskazówki, możemy teraz w pełni samodzielnie wystawiać rachunki, dbając o prawidłowe ich wypełnienie oraz zachowanie niezbędnych formalności.
